Czy firma widzi, kto korzysta? Odpowiedź, którą trzeba znać

Na spotkaniu z załogą po ogłoszeniu wsparcia psychologicznego pada jedno pytanie, zawsze to samo. Czasem zadaje je przewodniczący związku, czasem ktoś z ostatniego rzędu. „A czy firma będzie wiedziała, kto z tego korzysta?”. Od odpowiedzi zależy, czy ktokolwiek się zarejestruje. Trzeba ją mieć gotową, krótką i prawdziwą.

Krótka odpowiedź

Nie. Pracodawca nie widzi, kto korzysta, z kim rozmawia ani o czym. Ta odpowiedź musi być tak samo prawdziwa dla prezesa, dyrektora HR i bezpośredniego przełożonego. Jeśli ktokolwiek w firmie ma wgląd w listę kont, odpowiedź brzmi inaczej i ludzie to wyczują.

Działa to tak. Pracownik rejestruje się sam, na własnym urządzeniu, z własnym hasłem. Może użyć prywatnego maila albo kodu firmowego, jeśli nie ma służbowej skrzynki. Konsultację umawia bezpośrednio ze specjalistą. Termin, temat, notatki z rozmowy, liczba spotkań, wyniki testów, które wypełnił dla siebie: wszystko to zostaje między nim a specjalistą. Do pracodawcy nie trafia żaden z tych elementów, ani z imieniem, ani bez. Dotyczy to także danych z rejestracji: firma nie dostaje listy adresów mailowych ani numerów telefonów, które pracownicy podali przy zakładaniu konta.

Firma dostaje raport zbiorczy. Pokazuje on, ile osób założyło konto, ile rozmów się odbyło, jakie tematy pojawiały się najczęściej i jak wypadły anonimowe ankiety. Raport powstaje dopiero wtedy, gdy grupa przekroczy ustalony próg liczebności. Poniżej progu firma nie widzi nic, nawet liczby. To zabezpieczenie przed sytuacją, w której w małym dziale „ktoś korzysta” i łatwo zgadnąć kto. W Mindgram nazywamy to progiem agregacji.

Co HR widzi, a czego nie widzi

Widzi:

• liczbę zarejestrowanych osób w całej firmie i w grupach powyżej progu,
• liczbę odbytych konsultacji i warsztatów,
• najczęstsze tematy: stres, sen, relacje, finanse, rodzina,
• zbiorcze wyniki anonimowych ankiet o samopoczuciu,
• trendy w czasie, np. czy w danym kwartale przybyło rozmów o wypaleniu.

Nie widzi:

• kto założył konto,
• kto z kim rozmawiał i ile razy,
• treści rozmów, notatek specjalisty, diagnoz,
• indywidualnych wyników testów i ankiet,
• żadnych danych z grup poniżej progu, w tym z zespołu, w którym pracuje jedna konkretna osoba.

Tę listę można wydrukować i powiesić w intranecie obok linku do rejestracji.

Jeśli dostawca proponuje raport z podziałem na działy albo lokalizacje, zapytaj, od jakiej liczebności grupy dane są pokazywane. Grupa poniżej progu powinna z raportu zniknąć w całości, razem z liczbą zarejestrowanych. Samo „za mało danych” przy nazwie małego działu już coś zdradza.

Jak o tym mówić

Trzy zdania, które można powiedzieć na spotkaniu i wkleić do intranetu:

• „Rejestrujesz się sam. Nikt w firmie nie dostaje listy kont.”
• „To, o czym rozmawiasz ze specjalistą, zostaje między wami. Firma nie ma do tego dostępu.”
• „Firma dostaje tylko liczby zbiorcze, i to dopiero od ustalonego progu liczebności grupy. Nie da się z nich wyczytać, kto korzysta.”

Nie mów „dane są w pełni bezpieczne” ani „gwarantujemy anonimowość”. To zdania z regulaminu i nikogo nie uspokajają. Działa opis mechanizmu: kto się rejestruje, co dostaje firma, od kiedy. Ludzie wierzą w mechanizm, nie w przymiotniki.

Mów to własnymi słowami. Jeśli w firmie działają związki zawodowe, powiedz to samo im, osobno, przed spotkaniem z załogą. Związek, który usłyszał odpowiedź pierwszy, powtórzy ją ludziom. Związek, który usłyszał ją razem ze wszystkimi, będzie ją sprawdzał.

W intranecie te trzy zdania powinny stać bezpośrednio nad linkiem do rejestracji, a nie w regulaminie na osobnej stronie. Pracownik czyta je w chwili, w której waha się, czy kliknąć.

Ktoś nie uwierzy. Powie: „To pokażcie ten raport”. Pokaż. Wydrukuj ostatni raport zbiorczy i połóż na stole. Nie trzeba niczego zamazywać, bo nie ma czego. Ludzie zobaczą tabelę z liczbami i tematami, bez nazwisk, bez działów poniżej progu. Kartka, którą można wziąć do ręki, zamyka temat lepiej niż pół godziny zapewnień. Jeśli wdrożenie dopiero rusza i raportu jeszcze nie ma, pokaż wzór raportu od dostawcy.

Osobna sprawa to menedżerowie. Część z nich zapyta HR po cichu: „A ja mogę sprawdzić, czy ktoś z mojego zespołu korzysta?”. Odpowiedź brzmi tak samo: nie. Dobrze, żeby usłyszeli ją, zanim zapytają, np. na odprawie kierowników przed ogłoszeniem.

RODO w jednym akapicie

Administratorem danych o konsultacjach jest dostawca wsparcia, nie pracodawca. Pracodawca kupuje usługę i udostępnia ją pracownikom, ale nie decyduje o tym, jak dane są przetwarzane, i nie ma do nich wglądu. Pracownik podaje dane w jednym celu: żeby skorzystać ze wsparcia. Podstawą jest umowa o świadczenie usługi, którą zawiera z dostawcą przy rejestracji, a w przypadku danych o zdrowiu jego wyraźna zgoda. Dane o zdrowiu należą do szczególnej kategorii i podlegają ostrzejszym zasadom, dlatego dostawca nie może ich przekazać pracodawcy nawet na jego prośbę. Pracodawca dostaje wyłącznie dane statystyczne, z których nie da się zidentyfikować osoby. Umowa między firmą a dostawcą powinna to opisywać wprost i ten fragment umowy można pokazać związkom.

Zanim ogłosisz wsparcie, zapisz trzy zdania z tego tekstu w notatce w telefonie. Pytanie padnie na pierwszym spotkaniu i nie będzie czasu szukać.